ANALISIS PENGELOLAAN SISTIM KEARSIPAN STATIS PADA DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN KOTA PEKANBARU

Abstract

Abstrak

Untuk mewujudkan penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, lembaga kearsipan nasional perlu membangun suatu Sistem Kearsipan Nasional. Sistem Kearsipan Nasional ini berfungsi untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, terpercaya, dan mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi sebagai satu keutuhan informasi di semua organisasi kearsipan. Selain itu, Sistem Kearsipan Nasional ini juga digunakan sebagai acuan dalam penyelenggaraan kearsipan oleh lembaga kearsipan dan pencipta arsip, yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Pengelolaan arsip statis meliputi kegiatan akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis dan akses arsip statis. Sedangkan Arsip statis menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang kearsipan, adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh arsip nasional Republik Indonesia dan / atau lembaga kearsipan. Sedangkan pengelolaan Arsip Statis secara profesional bertujuan untuk menjamin keselamatan arsip statis sebagai pertanggungjawaban nasional bagi kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara sehingga pada akhirnya dapat diakses secara terbuka oleh masyarakat luas dalam rangka pemenuhan hak untuk memperoleh informasi dalam berbagai kebutuhan dan kepentingan. Tujuan Penelitian yaitu Untuk mengetahui Analisis Pengelolaan Sistim Kearsipan Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru dan Untuk mengetahui Apa saja kendala-kendala yang dihadapi dalam Pengelolaan Sistim Kearsipan Statis Pada Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru. Hasil penelitian menunjukkan akuisisi arsip statis, pengolahan arsip statis, preservasi arsip statis dan akses arsip statis sudah sesuai dengan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang kearsipan. Kendala – kendala yang dihadapi adalah a). Sumber Daya Manusia yaitu Kurangnya sumber daya manusia yang mempunyai keahlian di bidang kearsipan dan Pergantian Pejabat dan Staf Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Pekanbaru yang dilakukan sehingga dibutuhkan waktu untuk memahami dan mengetahui di bidang kearsipan.b). Anggaran yaitu Kurangnya anggaran untuk pelatihan sumber daya manusia di bidang kearsipan dan Kurangnya anggaran untuk penyediaan sarana dan prasana sehingga ruangan tempat penyimpanan tidak mencukupi untuk menyimpan arsip statis serta sarana pendukung ruangan penyimpanan seperti alat pendingin ruangan, lampu penerangan dan rak-rak atau lemari tempat menyimpan arsip statis. c) .Sarana dan Prasarana yaitu Kurang luasnya ruangan tempat penyimpanan arsip statis sehingga arsip statis tidak tertata dengan rapi, Kurangnya Sarana dan Prasarana seperti lemari, rak-rak dan filling cabinet untuk menyimpan arsip statis, Kurangnya lampu penerangan sehingga ruangan tersebut tidak terlalu terang, Kurangnya alat pendingin ruangan sehingga ruangan tersebut tidak nyaman, dan Kurangnya sirkulasi udara sehingga ruangan penyimpanan arsip statis tersebut berbau tidak sedap.

Kata Kunci : Pengelolaan Arsip Statis,  Akuisisi Arsip Statis, Pengolahan Arsip Statis, Preservasi Arsip Statis Dan Akses Arsip Statis